Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, el Congreso de la República reglamentó el derecho al establecer las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (Hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015).

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada Ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de la Cámara de Comercio de Ibagué siendo estos de naturaleza pública o privada.

Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por la Cámara de Comercio de Ibagué se ciñe por el régimen de protección de datos personales establecido por esta Ley, sus Decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue. Es por ello que, fundamentados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, la CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUE, con domicilio principal en la ciudad de Ibagué, y 2 sedes ubicadas en la ciudad; presenta a todos los titulares de información con quienes tengan vinculación o no, su Política de  Protección y Tratamiento de Datos Personales, con el fin de  garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en bases de datos y/o archivos de la entidad.

Garantizando que la ciudadanía cuente con la información clara y suficiente sobre los diversos tratamientos a los que son sometidos sus datos personales, así como los fines específicos de los mismos. También se busca asegurar que los titulares de los datos personales conozcan los derechos que pueden ejercer y los canales dispuestos para ello por la CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ y su rol como responsable del tratamiento.

Establecer las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUE, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento de datos personales a través de los procedimientos de LA CÁMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ, para de esta forma, dar cumplimiento a la Ley, políticas y procedimientos de atención y protección  de  los  derechos  de  los  titulares,  criterios  de  recolección,  almacenamiento,  uso, circulación y supresión que se da a los datos personales, permitiendo de esta manera, fortalecer el nivel de confianza entre mismo Informar al Titular, las finalidades y tratamiento a que son sometidos sus datos personales, los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

La presente política es de aplicación para todas las bases de datos, tanto físicas como digitales o automatizadas, que contengan datos personales y que sean gestionadas por la CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ, en calidad de responsable del mencionado tratamiento. Asimismo, se aplica en los casos en los que esta entidad actúe como encargado del tratamiento de datos personales.

Esta política es conocida y cumplida por todas las personas, tanto naturales como jurídicas, responsables de la administración de bases de datos personales en la CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ. Esto incluye, en particular, a los administradores de las bases de datos de la CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ, funcionarios, contratistas, y el oficial de protección de datos, encargado de recibir, atender y dar respuesta de manera directa o indirecta a las solicitudes (Consultas o reclamos) relacionadas con el tratamiento de datos personales.

La Política de Tratamiento de Datos Personales y el Manual de procedimientos para la atención de consultas, reclamos y solicitudes, brinda la garantía y seguridad idónea sobre cualquier clase de dato recopilado por la CCI, cumpliendo con las directrices legales y logrando de esta manera que todas las personas se sientan seguras acerca de la administración que la entidad le está dando a su información personal.

a) Dato personal: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos de la presente ley. Cuando en la ley 1266 se haga referencia a un dato, se presume de que trata de uso personal.

b) Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”.

c) Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.

d) Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”.
Adicionalmente, la Ley 1581 de 2012 establece las siguientes categorías especiales de datos personales:

e) Datos sensibles: Son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”.

La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos: (1) cuando el Titular otorga su consentimiento, (2) el Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado, (3) el tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, (4) el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, y (5) el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

f) Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”.

También la ley define los siguientes roles:

a) Responsable de Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”. La Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con la ley es Responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos,

b) Encargado del Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento”. La Cámara de Comercio de Ibagué podrá realizar el tratamiento de sus datos personales a través de Encargados. Adicionalmente, para este documento se incluyen los siguientes roles.

c) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

d) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

e) Administrador de base de datos personales: funcionario o Encargado que tiene a cargo y realiza tratamiento a una o más bases de datos que tiene información personal.

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

Administrador de base de datos personales: funcionario o encargado que tiene a cargo y realiza tratamiento a una o más bases de datos que tiene información personal.

Base De Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento, recopilado en formatos, listas, planillas, software, video vigilancia, dispositivos biométricos y cualquier otra herramienta tendiente a recolectar datos personales.

Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.

CCI: Cámara de Comercio de Ibagué.

Dato personal: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos de la presente Ley. Cuando en la Ley 1266 se haga referencia a un dato, se presume de que trata de uso personal.

Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”.

Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.

Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”.

Datos sensibles: Son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”.

La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos: a) cuando el Titular otorga su consentimiento; b) el Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado; c) el tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, d) el Tratamiento que se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial y, e) el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: Se debe tener en cuenta que, aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento, responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure, sin excepción alguna, el respeto a sus derechos prevalentes”.

Encargado del Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento”. La Cámara de Comercio de Ibagué realiza el tratamiento de sus datos personales a través de Encargados. Adicionalmente, para este documento, se incluyen los siguientes roles:

Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de la Cámara de Comercio de Ibagué, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.

Responsable de Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”. La Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con la Ley es Responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos,

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Esta política de tratamiento de datos personales fue elaborada de conformidad con las siguientes normas y guías:

• Constitución Política de Colombia, en su artículo 15.
• Ley 1581 de 2012.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
• Decreto Reglamentario 886 de 2014.
• Sentencia C-748 de 2011.
• Guía de Responsabilidad demostrada proferida por la Superintendencia de Industria y Comercio.

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de la presente política es la CÁMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ.  La Cámara de Comercio es una entidad privada sin ánimo de lucro, constituida como persona jurídica de carácter corporativo y gremial, ordenada para la ejecución y cumplimiento de todas las funciones propias reconocidas en el Código de Comercio y el Decreto 898 de 2002. Para el desarrollo de dicho objeto social recolecta, almacena y trata datos personales allegándose a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.

Datos de contacto:

• NIT: 890700622
• DIRECCIÓN: Calle 10 No 3-76, Ibagué, Tolima.
• TELEFONO: 6082772000
• CORREO ELECTRONICO: ccibague@ccibague.org
• SITIO WEB: ccibague.org

El Oficial de Protección de Datos, es la persona encargada de la atención de las peticiones, consultas, reclamos y demás solicitudes por parte de los titulares de información para el ejercicio de sus derechos. Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, son presentadas por la ventanilla única de correspondencia (VUC, que permite el contacto de los usuarios con la organización. Una vez radicada la solicitud, es remitida al Oficial de Datos con el fin de dar respuesta.

• ENTIDAD: CÁMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ
• SITIO WEB: ccibague.org,
• CANAL ACCESO: RADICACION DE PQRS Y/O CORRESPONDENCIA.

El Oficial de Protección de Datos es responsable de velar, dentro de la entidad, por la adopción, implementación y cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen. Además, tiene a su cargo la formulación, gestión y desarrollo de un programa integral de gestión de datos personales, orientado a garantizar la seguridad, el control, la responsabilidad y la adopción de medidas efectivas al interior de la Cámara de Comercio de Ibagué.

Sin perjuicio de lo anterior, las distintas unidades de la organización que también participan en el tratamiento de las bases de datos que conforman el inventario de la Cámara de Comercio de Ibagué son:

• Unidad de Desarrollo Empresarial y Regional.
• Unidad Jurídica (Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición).
• Unidad Administrativa y Financiera (Talento Humano)
• Unidad de Planeación (Servio al Cliente – Servicios Empresariales).

La Ley 1581 de 2012, desarrolla el derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información recogida en bases de datos y los demás derechos, libertades y garantías a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución (Derecho a la intimidad y derecho a la información, respectivamente). La citada Ley se aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de entidades públicas o privadas. Considerando el modo de conservación de una base de datos, se puede distinguir entre bases de datos automatizadas y bases de datos manuales o archivos físicos. Las bases de datos automatizadas son aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas. Las bases de datos manuales o archivos son aquellas cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física, como las fichas de pedidos a proveedores que contengan información personal relativa al proveedor, como nombre, identificación, números de teléfono, correo electrónico, etc. La ley 1581 de 2012 en su artículo 2, exceptúa la aplicación del régimen de protección a: (i) los archivos y las bases de datos pertenecientes al ámbito personal o doméstico; (ii) los que tienen por finalidad la seguridad y la defensa nacionales, la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, (iii) los que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia, (iv) los de información periodística y otros contenidos editoriales, (v) los regulados por la Ley 1266 de 2008 (Información financiera y crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países) y (vi) los regulados por la Ley 79 de 1993 (Sobre censos de población y vivienda).

La Cámara de Comercio de Ibagué en cumplimiento con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia y la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias y complementarias, garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal de la cual sea responsable o encargada de su tratamiento. Asimismo, garantiza en todo momento, los derechos fundamentales a la intimidad, el buen nombre y la privacidad de las personas físicas, razón por la cual adopta y aplica el presente Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales.

En la Cámara de Comercio de Ibagué somos conscientes que en muchas ocasiones el incumplimiento de la Ley se aduce a la falta de conocimiento y de información de las normas, derechos y procedimientos existentes. Por lo tanto, esta política, le permite conocer a cada uno de los miembros internos y externos de la Cámara de Comercio de Ibagué, los derechos y obligaciones que la Ley 1581 de 2012 y las normas complementarias han desarrollado, garantizado y establecido para los titulares de la información de carácter personal.

Políticas específicas relacionadas con el tratamiento de Datos Personales:

1. a) La Cámara de Comercio de Ibagué realiza el tratamiento de Datos Personales en ejercicio propio de sus funciones legales y, para el efecto, no requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. Sin embargo, cuando no corresponda a sus funciones o por mandato legal, se obtiene la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. Así mismo se puede obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales; b) La Cámara de Comercio de Ibagué solicita la autorización a los Titulares de los datos personales y mantiene las pruebas de ésta, cuando en virtud de las funciones de promoción, divulgación y capacitación, realice invitaciones a charlas, conferencias o eventos que impliquen el Tratamiento de Datos Personales con una finalidad diferente para la cual fueron recolectados inicialmente; c) En consecuencia, toda labor de tratamiento de Datos Personales realizada por la Cámara de Comercio de Ibagué, debe corresponder al ejercicio de sus funciones legales o a las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el Titular, cuando la situación así lo amerite.

Para el debido tratamiento de las bases de datos personales que recopila y trata la CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales y que debe estar ajustado a las normas vigentes; se aplicaran los siguientes principios:

Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Política, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo puede hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por Ley. Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no pueden estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan el carácter de públicos están obligadas a garantizar la reserva y confidencialidad de dicha información, incluso después de haber finalizado su relación con cualquiera de las actividades que integran el tratamiento. En ese sentido, los datos personales únicamente pueden ser suministrados o divulgados en el marco del desarrollo de actividades autorizadas por la Ley y en los términos establecidos en la misma.  En consecuencia, quienes tengan acceso a dicha información se obligan a conservarla y mantenerla bajo estricta confidencialidad, absteniéndose de divulgarla o permitir su acceso a terceros, sea que se trate de información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otra índole, obtenida en virtud del ejercicio de funciones distintas a las registrales.

Asimismo, toda persona que actualmente se encuentre vinculada o que a el futuro sea contratada para labores relacionadas con la administración y manejo de bases de datos, suscribe un documento adicional o un otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios, mediante el cual se formalice el compromiso de confidencialidad antes mencionado. Esta obligación subsiste aún después de finalizada la relación contractual o laboral que dio lugar al acceso a la información.

Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales que la Cámara de Comercio de Ibagué realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, asimismo, con lo establecido por el Código de Comercio, el Decreto 1074 de 2015 y los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado de los titulares de información de la CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ. Los datos personales no pueden ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Sin embargo, La Cámara de Comercio de Ibagué puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos o que, si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas de la obligación de obtener autorización por mandato legal. En los demás casos, la Cámara de Comercio de Ibagué debe obtener el consentimiento previo, expreso e informado del Titular al momento de recaudar sus datos personales.

Principio de legalidad: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen; por lo tanto, el Tratamiento a que se refiere la Ley de habeas data y la presente política, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de veracidad o calidad: La información de los titulares de La Cámara de Comercio de Ibagué, sujeta a Tratamiento, es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se realiza el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de seguridad: La Cámara de Comercio de Ibagué como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de transparencia: La Cámara de Comercio de Ibagué garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, puedan obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de la Cámara, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Este principio no es aplicable a las bases de datos de los registros públicos, ni a las que estén por fuera del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012, conforme al artículo 2 de la citada Ley.

CAPITULO II. FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

2.1 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Cámara de Comercio de Ibagué solicita previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato o de un documento específico (Formato, formulario, otrosí, etc.)

Para los datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos (Autorización para el tratamiento de datos personales) se informa mediante el mismo documento específico o adjunto.

La Cámara de Comercio de Ibagué informa al titular de los datos lo siguiente:

• El tratamiento al que son sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
• Los derechos que le asisten como titular.
• La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales puede formular consultas y/o reclamos ante el responsable o Encargado del tratamiento.

2.1.1 Datos Públicos

La Cámara de Comercio de Ibagué, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos, estos últimos por tratarse de una función pública reglada reconocida por la Ley. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia a cargo de la Cámara.

2.1.2 Datos sensibles

La Cámara de Comercio restringe el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicita consentimiento previo y expreso a los titulares (Representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

La Cámara de Comercio de Ibagué utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

• El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deben otorgar la autorización.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este.

2.1.3 Tratamiento de datos de Menores de Edad

La Cámara de Comercio de Ibagué solo trata datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por funcionarios o contratistas al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con la institución. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorga la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado. Dicha opinión es valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

La Cámara de Comercio de Ibagué y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velan por el uso adecuado de los mismos.  De acuerdo con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.

2.2 INVENTARIO Y CLASIFICACION DE LAS BASES DE DATOS DE LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ

La Cámara de Comercio de Ibagué ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:

2.2.1 Bases de datos con información pública registral

Son las bases de datos automatizadas que contienen datos recogidos en cumplimiento de la función registral asignada a las Cámaras de Comercio por disposiciones legales, que se refieren a los registros:

• Mercantil
• Proponentes
• Entidades sin Ánimo de Lucro.
• Registro Nacional de Turismo.
• Entidades de Economía Solidaria.
• Entidades Extrajeras de Derecho Privado.
• Veedurías Ciudadana.
• Vendedores de Juegos de Azar.
• Registro de Entidades Operadoras de Libranzas.

Estos registros se encuentran regulados en el Código de Comercio, Decreto 898 de 2002, Decreto – Ley 2150 de 1995, Leyes 80 de 1993, 590 de 2000, 643 de 2001, 1150 de 2007, Decreto-Ley 019 de 2012 y las demás normas que las adicionan o los modifican.

Los datos contenidos en los registros públicos provienen del cumplimento de una función reglada, cuyos formularios y procedimientos son autorizados por la Superintendencia de Industria y Comercio, y cumplen una finalidad de publicidad y oponibilidad. Por lo tanto, se entiende que estos datos son de carácter público por disposición legal y no requieren de la autorización previa del titular para su tratamiento. Asimismo, se entiende que tienen la misma naturaleza de datos públicos los registros que con posterioridad se deleguen a las Cámaras de Comercio.

2.2.2 Bases de datos de Afiliados

Son las bases de datos automatizadas, que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales en calidad de comerciantes, las cuales, de manera voluntaria y en ejercicio de su derecho de afiliación dispuesto en el artículo 92 del Código de Comercio, adquieren la calidad de afiliados con el fin de acceder a derechos y prerrogativas que otorga esta condición. Lo anterior, conforme al artículo 5 del Decreto 898 de 2002.

Usos y Tratamiento: 

Gestión Administrativa: Registrar, actualizar y mantener los datos de los afiliados, como nombre de la empresa, identificación fiscal, dirección, contacto, entre otros, para facilitar la gestión administrativa.

Informar de las convocatorias para que los afiliados puedan participar de las elecciones de la Junta directiva de la Cámara de Comercio.

Gestión de Servicios y Beneficios: Ofrecer servicios exclusivos a los afiliados, como acceso a eventos, capacitaciones, asesoría, consultoría y descuentos en productos o servicios de la Cámara de Comercio.

Comunicación con los Afiliados: Enviar información relevante y actualizada sobre actividades, eventos, noticias del sector y otras oportunidades de interés para los afiliados, como convocatorias y notificaciones sobre cambios regulatorios o normativos.

Cumplimiento Legal y Fiscal: Cumplir con las normativas fiscales y legales correspondientes, manteniendo la información actualizada para la emisión de facturas, recibos y la realización de auditorías.

Promoción de Programas y Actividades: Promover y gestionar programas, iniciativas y proyectos que beneficien a los afiliados y que estén relacionados con el desarrollo y fortalecimiento empresarial.

Análisis y Estadísticas: Realizar estudios y análisis sobre el perfil de los afiliados para generar estadísticas que permitan mejorar la oferta de servicios y detectar necesidades específicas dentro del sector.

Representación Institucional: Representar a los afiliados ante entidades gubernamentales y otras instituciones y participar en la formulación de políticas públicas que afecten a las empresas de la región.

Desarrollo de Servicios Personalizados: Ofrecer servicios a medida, adaptados a las necesidades específicas de cada afiliado en áreas como consultoría empresarial, orientaciones y desarrollo de sus negocios.

Investigación de Mercado y Tendencias: Utilizar los datos para realizar investigaciones de mercado que permitan a la Cámara de Comercio ofrecer informes y estudios sobre tendencias del sector y las necesidades del mercado, apoyando a los afiliados en su toma de decisiones.

2.2.3 Bases de datos de Funcionarios

Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con la Cámara de Comercio de Ibagué. En esta base de datos, se incorporan datos con información privada, pública, sensibles y de menores de edad. En ningún caso, la Cámara de Comercio de Ibagué da tratamiento a los datos sensibles o de menores de edad sin autorización previa.

Uso y Tratamiento:

• Cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias.
• Contar con la información necesaria de cada uno de los funcionarios para los fines pertinentes de la entidad.
• Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la Ley laboral colombiana frente a los empleadores.
• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con personas vinculadas directa o indirectamente con la Cámara de Comercio de Ibagué.
• Realización de pagos de nómina, pagos de prestaciones sociales, pagos de aportes a la seguridad social, realización de exámenes médicos (Ingresos, periódicos y retiro), Afiliaciones a los sistemas de seguridad social (CCF, ARL, EPS, AFP), expedición de certificados de ingresos y retención.
• Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la entidad.
• Cumplir con las obligaciones impuestas a la entidad como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
• Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
• Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
• Realizar capacitaciones al personal en temas del SGSST, Ley 1581 de 2012, asuntos de convivencia laboral, sistemas de riesgos SAGRILAFT, PTEE, y todas aquellas que se tengan que cumplir de acuerdo a lo que exige la normatividad colombiana a la entidad.
• Realizar procesos de debida diligencia para el sistema SAGRILAFT.
• Consultar memorandos o llamados de atención.
• Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
• Coordinar el desarrollo profesional de los funcionarios, el acceso de los funcionarios a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
• Realizar procesos de selección y contratación de personal para Cámara de Comercio de Ibagué.
• Realizar procesos de estudios de seguridad a través de empresas contratistas para este fin.
• Elección y conformación de los diferentes comités del SGSST.
• Contactar a personas autorizadas en casos de emergencia.
• Solicitar y captar hojas de vida a través de portales de bolsas de empleos a nivel nacional, con el fin de realizar procesos de selección de personal.

Asimismo, La Cámara de Comercio de Ibagué almacena datos personales que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección de sus funcionarios en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. A tal carpeta tiene acceso y es tratada por el responsable de Talento Humano con la finalidad de administrar la relación contractual entre La Cámara de Comercio de Ibagué y el funcionario.

Terminada la relación laboral, La Cámara de Comercio de Ibagué, procede a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, aplicando en todo momento, medidas y niveles de seguridad adecuados para la protección de la información, tal como archivadores con acceso restringido y cerraduras de seguridad, en atención a que la información laboral pueda contener datos sensibles.

2.2.4 Base de Datos de Funcionarios Temporales

Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales a través de la empresa contratista que provee el personal temporal: incluyendo el pago de salarios, aportes al sistema de seguridad social, afiliaciones, gestión de nómina, y demás obligaciones laborales previstas en el ordenamiento jurídico colombiano. 

Gestión administrativa del recurso humano temporal: Establecer una relación contractual con los proveedores de funcionarios misionales, con el fin de que estos nos provean de los trabajadores temporales que necesita la entidad, incluyendo procesos de selección, ingreso, permanencia y retiro del trabajador, así como el desarrollo de evaluaciones de desempeño, formación y bienestar laboral. Intercambio de las comunicaciones necesarias para reportar novedades sobre el reglamento interno de trabajo y el alcance de este frente a los trabajadores en misión en la entidad.

Cumplimiento de políticas internas y normas de seguridad: Capacitar en todos los procesos que atiende la entidad para que se realice una buena gestión en cada puesto de trabajo que ocupen los trabajadores en misión.

Cumplir con las políticas de salud en el trabajo y reglamentos internos de trabajo, entre otras disposiciones relacionadas con la relación laboral.

Conservación y archivo de la información: Por el término legalmente establecido, aún después de terminada la relación laboral, con el fin de atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales y para el ejercicio o defensa de derechos en sede judicial o administrativa.

El acceso a la base de datos de funcionarios temporales está restringido exclusivamente al personal autorizado para su tratamiento, quien debe actuar en cumplimiento del deber de confidencialidad y seguridad de la información. Asimismo, los funcionarios temporales deben suscribir una autorización previa, expresa e informada, mediante la cual se autoriza a la Cámara de Comercio de Ibagué, el tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades previamente indicadas.

La entidad adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

2.2.5 Bases de Datos Proveedores y Contratistas 

La Cámara de Comercio de Ibagué, recolecta los datos de sus proveedores y  contratistas a través de portales de internet, llamadas telefónicas, páginas web, etc., quienes, por lo general, son Personas Jurídicas, sin embargo, de llegar a hacer tratamiento de datos personales a proveedores que ostenten calidad de Personas Naturales, los almacena en una base de datos automatizada la cual es calificada por la entidad como reservada y solo es revelada por La Cámara de Comercio de Ibagué  con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite. 

Uso y Tratamiento:

• Envío de invitaciones a contratar a través de la página web y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y post contractual.
• Comunicación para asuntos inherentes a la relación comercial con nuestros proveedores y contratistas, análisis de información, inteligencia de mercados.
• Tratamiento de información acerca de nuestros servicios, promociones, ofertas y mejora del servicio.
• Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores y contratistas.
• Registro Inicial como Proveedor o contratista en los sistemas de información de la entidad.
• Para pagos de facturas y/o abonos.
• Para presentación de asuntos tributarios requeridos por Ley como Medios Magnéticos y Distritales.
• Para realizar actualizaciones.
• La Cámara de Comercio de Ibagué solo recauda de sus proveedores y contratistas, los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

2.2.6 Bases de datos de Formación Empresarial

Son las bases de datos sistematizadas que contienen datos públicos y privados, que son requeridos con el fin de dar cumplimiento a las funciones asignadas legalmente conforme a lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 10 del Decreto 898 de 2002.

Las finalidades y tratamiento que se les da a esta base de datos son:

Gestión de Inscripciones: Registrar a los usuarios que se inscriben en las capacitaciones, incluyendo la información personal y de pago necesaria para su participación en los cursos o programas.

Administración de Pagos: Gestionar y procesar los pagos realizados por los participantes, tanto a nivel de facturación como de seguimiento de los ingresos asociados a la capacitación.

Registrar una base de datos de los interesados en los cursos de formación que realiza la cámara de comercio de Ibagué y que se publicitan a través de las redes sociales.

Gestionar el grado de satisfacción de las personas asistentes a capacitaciones, cursos de formación, etc., medibles a través de encuestas.

Gestión de Publicidad: Realizar publicidad por medio de videos donde participan los estudiantes de los cursos de formación y diplomados donde emitan su grado de satisfacción y expectativas ante las formaciones a recibir por parte de la Cámara de Comercio de Ibagué o indiquen su satisfacción frente a la formación dada.  Estos videos se publicitan a través de las redes sociales donde hace presencia la Cámara de Comercio de Ibagué.

Generación de Facturación y Recibos: Emitir y gestionar las facturas o recibos correspondientes por los servicios de capacitación brindados, en cumplimiento con las normativas fiscales.

Control de Participación: Realizar el seguimiento de la participación de los inscritos en los programas de capacitación y verificar el cumplimiento de los requisitos para certificar su asistencia o finalización.

2.2.7 Bases de datos para la comercialización de servicios

Son las bases de datos sistematizadas que contienen exclusivamente datos de naturaleza pública contenidos en los registros públicos gestionados por la Cámara de Comercio de Bogotá, los cuales tienen como fin, el servicio de información comercial de acuerdo a lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 10 del Decreto 898 de 2002.

Esta base de datos la conforman los servicios de arrendamientos, renta y alquiler de cualquier tipo de bienes y elementos de la Cámara de Comercio de Ibagué.

La finalidad es hacer seguimiento comercial a quiénes solicitan cotizaciones y llevar un registro de quienes toman el servicio de arrendamientos de espacios y salones.

Gestionar la comercialización de los espacios o salas de la entidad, ofreciéndolos a los afiliados y al público en general, para la realización de actividades de formación y capacitación.

2.2.8 Tratamiento a las bases de datos de derecho de uso de imagen

• Recopilación de imágenes, como fotografías o videos, con el fin de comunicar actividades comerciales y de servicios o con fines educativos.
• Tratamiento de fotografías o grabaciones de personas vinculadas con la entidad.
• Imágenes de usuarios de los servicios de la cámara de comercio para publicitar o comunicar los servicios prestados.
• Realizar pautas publicitarias e informativas en las redes sociales y página web.
• Uso de imágenes para impulsar campañas publicitarias.
• Uso de imágenes y videos de nuestros contratistas con los cuales realizamos convenios de formación con el fin de impulsar los programas de formación y educación que ofrece la cámara de comercio.
• Uso de imágenes de nuestros funcionarios para fines publicitarios a través de las redes sociales.

2.2.9 Bases de Datos Centros de Arbitraje y Conciliación

Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contienen archivos o información de carácter personal pública y/o privada de árbitros, secretarios, conciliadores y usuarios en general, la cual es recogida dentro de las funciones propias del Centros de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Ibagué, conforme al marco legal establecido en las Leyes 23 de 1991, 446 de 1998, 2220 de 2022, 1563 de 2012 y el Decreto 1829 de 2013.

Las finalidades de esta base de datos son:

• Desarrollar los Métodos Alternativos de Solución de Conflictos (MASC) entre empresarios o personas jurídicas o naturales que acudan al centro de arbitraje y conciliación de la Cámara de Comercio de Ibagué.
• Gestionar la formación mediante la apertura de cursos de actualización para conciliadores.
• Contar con una base de datos de las personas que toman cursos de formación como conciliadores árbitros y secretarios del centro de arbitraje y conciliación de la cámara de comercio de Ibagué.
• Gestionar el proceso de reparto de los casos conciliatorios o a prevención para la prestación del servicio.
• Contar con un expediente de cada proceso conciliatorio y/o de arbitraje incluidas las actas de conciliación, constancias y laudos por cada servicio prestado.
• Recibir, registrar y gestionar las solicitudes de los usuarios que buscan la resolución de conflictos a través del centro de conciliación.
• Gestionar la incorporación de conciliadores y árbitros a las listas, incluyendo su formación, actualización y evaluación de competencias en los MASC.
• Registro del resultado de las audiencias, fechas, actas y constancias.
• Para cumplir con las obligaciones legales impuestas por el Ministerio de Justicia y del Derecho y la gestión ante el SIGAAC.

2.2.10 Base de Datos de los Usuarios del Centro de Conciliación

Las finalidades y tratamiento de esta base de datos son:

• Atender todas las solicitudes de los usuarios del centro de arbitraje y conciliación con el objetivo de gestionar la solicitud de los servicios ofrecidos por la entidad.
• Ofrecer a los afiliados y público en general los servicios del centro de arbitraje y conciliación.
• Contar con un expediente de cada proceso conciliatorio y/o de arbitraje incluidas las actas de conciliación, constancias y laudos por cada servicio prestado.
• Mantener una base de datos actualizada de los usuarios de los servicios del centro de conciliación y arbitraje.
• Publicitar los servicios del centro de conciliación y arbitraje a través de la página web y de las redes sociales.

2.2.11 Base de Datos Buzón: PQRSF

La Cámara de Comercio de Ibagué cuenta con un buzón virtual donde se almacena todas las peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones y solicitudes de las personas que tengan o no un vínculo con la entidad. El tratamiento que se le da a esta base de datos consiste en:

Atención y Gestión de Solicitudes: La base de datos se utiliza para registrar y gestionar las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones de los usuarios, asegurando que sean atendidos de manera oportuna y efectiva.

Mejora de la Calidad del Servicio: Las solicitudes y comentarios recibidos se utilizan para evaluar y mejorar los servicios y procesos ofrecidos por la entidad con el fin de optimizarlos para la satisfacción del usuario.

Cumplimiento Normativo: En algunos casos, el tratamiento de esta base de datos tiene como finalidad cumplir con obligaciones legales o normativas relacionadas con la atención al público y la gestión de quejas y sugerencias.

Análisis de Tendencias: Se pueden analizar las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones para identificar tendencias y oportunidades de mejora, facilitando la toma de decisiones estratégicas en la entidad.

Comunicación con los Usuarios: Para responder de manera formal a las inquietudes o felicitar a los usuarios por sus aportes.

Gestionar los requerimientos internos o externos sobre los servicios ofrecidos por la Cámara de Comercio de Ibagué.

Recepcionar, tramitar y responder oportunamente las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y/o felicitaciones ocasionadas por actividades desarrolladas en la prestación de los servicios, para la satisfacción de las partes interesadas.

2.2.12 Base de Datos constituida por sistemas biométricos

La Cámara de Comercio de Ibagué, en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en materia de protección de datos personales, informa que la recolección, almacenamiento, uso y tratamiento de datos biométricos obtenidos mediante tecnologías de reconocimiento facial, se realiza con sujeción a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Los datos biométricos capturados a través de sistemas de reconocimiento facial son tratados única y exclusivamente para los siguientes fines legítimos, específicos, explícitos y previamente informados:

Control de acceso y seguridad física: Identificación y autenticación de personas que ingresan a instalaciones físicas de la organización, a fin de garantizar la seguridad de las personas, bienes e información sensible.

Verificación de identidad: Confirmación de la identidad de funcionarios, contratistas, visitantes y otros usuarios autorizados, como mecanismo adicional de autenticación en entornos físicos o digitales.

Prevención del fraude y protección de activos: Detección de comportamientos inusuales o no autorizados y apoyo a las medidas de prevención de pérdida, suplantación de identidad o acceso indebido.

Cumplimiento normativo: Satisfacer requerimientos legales o contractuales que exijan el uso de mecanismos biométricos como parte de procesos de seguridad, control laboral o auditoría.

Optimización de procesos operativos: Automatización de procesos de ingreso, control de asistencia y validación de identidad, siempre dentro del marco permitido por la Ley.

El tratamiento de los datos biométricos de reconocimiento facial comprende las siguientes operaciones:

• Recolección mediante dispositivos habilitados (Cámaras o sensores).
• Almacenamiento en sistemas seguros, protegidos con medidas técnicas y administrativas apropiadas.
• Uso restringido al personal autorizado, de acuerdo con los fines previamente definidos.
• Conservación durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento, y posteriormente eliminación o anonimización segura de la información.
• Transmisión o transferencia a terceros (Proveedores tecnológicos, empresas de seguridad, autoridades competentes, etc.) únicamente cuando sea necesario y se garantice el cumplimiento de estándares equivalentes de protección de datos.
• El tratamiento de datos biométricos, por su carácter sensible, se fundamenta en el consentimiento expreso, previo, informado y verificable del titular, salvo que exista una excepción legal aplicable. La Cámara de Comercio de Ibagué, implementa mecanismos eficaces para garantizar que dicho consentimiento sea libre de coacción y claramente informado respecto del uso y destino de los datos.

2.2.13 Bases de datos de archivos Inactivos

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen archivos o información de carácter personal inactiva, recogida en soportes diferentes a los contenidos en los registros públicos que lleva la Cámara de Comercio de Ibagué. Esta información se encuentra almacenada bajo los principios archivísticos y logísticos definidos en el Manual de Gestión Documental, garantizando su disponibilidad, la localización exacta, su integridad, la confidencialidad y trazabilidad de la información. La administración y conservación de la información de carácter personal almacenada en estas bases de datos, tiene como finalidad el cumplimiento de las funciones propias de la Cámara de comercio de Ibagué, la cual tiene el termino de permanencia establecidos en las Tablas de Retención Documental indicadas por el Archivo General de la Nación y las demás normas que regulen la conservación de la información.

Sin perjuicio de lo anterior, los titulares de datos personales almacenados en estas bases de datos pueden ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión, frente al responsable del tratamiento de la Cámara de Comercio de Ibagué.

2.2.14 Base de datos de los Sistemas de Videovigilancia

LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ, recolecta los datos biométricos contenidos en sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la entidad como de reserva y solo es revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Asimismo, a través de un proveedor de servicios, cuenta con un sistema de monitoreo de alarma de seguridad.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ son:

• Seguridad física y patrimonial: Prevención, detección y control de hechos que pongan en riesgo la seguridad de las personas (Funcionarios, visitantes, contratistas, etc.) y los bienes materiales ubicados dentro de las instalaciones.
• Velar por la seguridad en las áreas internas y externas de la entidad y sus diferentes sedes.
• Velar por el cuidado y seguridad del inventario, bienes y equipos de propiedad de la entidad y de aquellos que se encuentran en las sedes.
• Contar con un registro visual de la actividad diaria de la entidad y de sus sedes.

Prevención y respuesta ante incidentes: Registro visual de situaciones que puedan derivar en robos, actos vandálicos, accesos no autorizados, emergencias o accidentes laborales.

Control de accesos y vigilancia de zonas críticas: Supervisión de áreas sensibles o restringidas para verificar el cumplimiento de protocolos internos de seguridad.

Evidencia en procedimientos legales o disciplinarios: Uso de las grabaciones como material probatorio ante requerimientos judiciales, administrativos, fiscales, o en el marco de investigaciones internas.

Cumplimiento normativo: Atención a disposiciones legales o contractuales en sectores que exigen mecanismos de vigilancia como parte de sus estándares regulatorios o de cumplimiento.

2.2.15 Bases de datos Correos Electrónicos

La Cámara de Comercio de Ibagué usa, como herramienta, un servicio de correo electrónico mediante el cual se almacena información personal de los funcionarios, directivos, afiliados, contratistas, proveedores y otras personas naturales o jurídicas que tienen algún vínculo o relación con La Cámara de Comercio de Ibagué.

La finalidad de esta base de datos es:

• Comunicarse, con los funcionarios, afiliados, proveedores, directivos sobre asuntos de su interés particular.
• Contestar interrogantes, resolver solicitudes, peticiones, quejas o reclamos de clientes, o personas que tengan algún vínculo de cualquier naturaleza con la entidad.
• Servir de canal para el ejercicio de los derechos de los titulares de datos personales.
• Contar con un registro de las comunicaciones que por este medio se hagan a la persona jurídica de la Cámara de Comercio de Ibagué.

Esta base de datos es reservada y para uso exclusivo de la entidad, solo es revelada o compartida bajo expresa autorización de los titulares o por orden judicial o administrativa debidamente facultados por la Ley.

2.2.16 Redes sociales

En el marco del cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las disposiciones contenidas en la Constitución Política y demás normativas que regulan el tratamiento de datos personales en Colombia, la Cámara de Comercio de Ibagué informa que puede realizar la recolección y tratamiento de datos personales a través de redes sociales tales como Facebook, Instagram, entre otras plataformas digitales, cuando los titulares de la información establezcan contacto directo mediante mensajes, comentarios o formularios habilitados en dichos medios.

La información personal suministrada voluntariamente por el titular a través de estas plataformas puede incluir, entre otros, nombre, número de contacto, correo electrónico, ubicación, intereses, así como el contenido del mensaje o solicitud formulada. Esta información es transmitida a los canales internos de la organización, incluidos dispositivos móviles institucionales, con el fin de atender, gestionar y dar respuesta a las solicitudes, peticiones, quejas, reclamos o requerimientos del titular.

La CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ hace uso de estas redes sociales como medios de contacto, interacción e información, pero no se hace responsable del uso que dichas plataformas, como responsables independientes del tratamiento, hagan de los datos conforme a sus propias políticas de privacidad.

Los datos personales recolectados a través de estos medios son tratados conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Dichos datos son conservados únicamente por el término necesario para cumplir con la finalidad informada y posteriormente eliminados o anonimizados, salvo que exista una obligación legal o contractual de conservación.

Al interactuar con la organización a través de redes sociales, se entiende otorgada la autorización expresa e informada para el tratamiento de la información suministrada, conforme a la presente política de tratamiento de datos personales. El uso y tratamiento de estas redes son para fines comerciales y contenidos de interés para las personas o titulares interesados en sus productos y a los afiliados de la entidad. Asimismo, para el redireccionamiento y atención a través de WhatsApp de las diferentes solicitudes e interés de posibles usuarios que son atendidos por este medio.

A través de estas redes, La Cámara de Comercio de Ibagué publica contenidos de índole comercial, informativo, promocional, y publicitario que captan el interés de los Titulares, quienes interactúan en la atención con la persona encargada de administrar dichas redes.

2.2.17 Bases de datos SAGRILAFT

LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUE, en cumplimiento de las disposiciones impartidas por la Superintendencia de Sociedades, y en particular de la Circular Externa 100-000016 de 2020 (Modificada por la Circular 100-000004 de 2021) y demás normativas aplicables, ha adoptado un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT), mediante el cual se busca prevenir, detectar y mitigar los riesgos asociados a dichas conductas.

En este contexto, la Cámara de Comercio de Ibagué puede recolectar, almacenar, verificar, cruzar y tratar información personal y financiera de sus funcionarios, contratistas, proveedores, aliados estratégicos y demás partes relacionadas, con las siguientes finalidades:

• Cumplir con las obligaciones legales y regulatorias en materia de prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
• Verificar antecedentes judiciales, disciplinarios, financieros y comerciales de las contrapartes.
• Realizar procesos de conocimiento de vinculados incluyendo validaciones de listas restrictivas, vinculaciones con personas expuestas políticamente (PEP) y otras fuentes de información pública o privada.
• Aplicar medidas de debida diligencia y debida diligencia intensificada según el perfil de riesgo determinado.
• Documentar y conservar los soportes relacionados con el conocimiento del cliente, la contraparte o el beneficiario final, de acuerdo con los plazos exigidos por la normativa aplicable.
• Reportar, cuando así se requiera, información a las autoridades competentes, como la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), sin que ello constituya violación al deber de reserva legal o contractual.

Los datos personales tratados en el marco del SAGRILAFT se manejan con absoluta reserva y confidencialidad, y su uso se limita exclusivamente a los fines establecidos en la regulación vigente y en las políticas internas de la Cámara de Comercio de Ibagué, implementando mecanismos de protección adecuados que garanticen la integridad, disponibilidad y seguridad de la información.

2.2.18 Tratamiento de datos personales y uso de imagen recogidos a través de la plataforma APPSHET

La Cámara de Comercio de Ibagué, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, informa que ha implementado una plataforma tecnológica basada en AppSheet, a través de la cual realiza la recolección y almacenamiento de datos personales y autorizaciones para el uso de imagen de personas naturales que participan en eventos, actividades o producciones institucionales.

Mediante dicha aplicación, los titulares suministran de forma voluntaria su información personal, la cual puede incluir nombre, número de contacto, dirección de residencia, cargo, entidad o empresa a la que pertenece, y material fotográfico o audiovisual en el que se les identifique.  Estos datos se almacenan en la base de datos denominada “Base de datos de uso de imagen e información audiovisual”, administrada internamente por la entidad.

La finalidad de esta recolección consiste en obtener la autorización previa, expresa e informada de los titulares para la producción, edición, tratamiento, reproducción, difusión, distribución y publicación de fotografías, videos e imágenes captadas en desarrollo de actividades institucionales, incluyendo su publicación en redes sociales, páginas web, boletines electrónicos, medios impresos y audiovisuales propios de la Cámara de Comercio de Ibagué, con fines informativos, promocionales y de rendición de cuentas.

El tratamiento de esta información se realiza bajo estrictas medidas de seguridad administrativas, técnicas y jurídicas, y su uso se limita a las finalidades autorizadas por el titular.  El acceso a esta base de datos se encuentra restringido a personal autorizado, y los datos son conservados por el tiempo necesario para cumplir con las finalidades mencionadas, sin perjuicio de los derechos de revocatoria o supresión que pueda ejercer el titular en cualquier momento, conforme a la normatividad vigente

2.2.19 Transferencia y transmisión de datos personales a terceros países

En los casos en que la Cámara de Comercio de Ibagué en desarrollo de alguna de sus funciones, como puede ser la de participar en programas internacionales para el desarrollo económico, cultural y social, o cualquier otra actividad que implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, se rige por las siguientes condiciones:

• La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realiza cuando exista autorización correspondiente del titular.
• Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio para el responsable fuera de Colombia.
• La Cámara de Comercio de Ibagué, se asegura que el país al que sean transferidos o transmitidos los datos, proporcione los niveles adecuados de protección de datos, los cuales en ningún caso puede ser inferiores a los fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios.
• La transferencia internacional de datos se puede realizar mediante solicitud de la Cámara de Comercio de Ibagué, estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización, en la que consten las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por la Cámara de Comercio de Ibagué como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.
• La Cámara de Comercio de Ibagué no solicita la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y su Decreto Reglamentario.

CAPITULO III DERECHO DE LOS TITULARES

La Cámara de Comercio de Ibagué reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales.

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no hayan sido autorizados.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada Ley.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas. por infracciones a lo dispuesto en la citada Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procede cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Adicionalmente, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 define que los Responsables deben conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos. 

3.1 CANALES PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de Datos Personales, pueden hacer ejercicio de sus derechos contactándose con LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ a través de los siguientes canales mediante comunicación escrita:

SITIO WEB: www.ccibague.org 

CANAL ACCESO: RADICACION DE PQRS Y/O CORRESPONDENCIA

TELEFONO FIJO: 6082772000

CORREO ELECTRÓNICO: ccibague@ccibague.org

LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ puede establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en la política de privacidad y que se ponen a disposición de los interesados en su página web.

CAPITULO IV DEBERES DE LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ COMO RESPONSA-

BLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Cámara de Comercio de Ibagué tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, la Cámara de Comercio de Ibagué hace uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

La Cámara de Comercio de Ibagué atiende los deberes previstos para los responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012 o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada Ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada Ley. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.  Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.1 COMPROMISOS DE LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ O DE TERCEROS EN CALIDAD DE ENCARGADOS DE LA INFORMACIÓN

Las obligaciones que se describen a continuación son aplicables cuando, por razones de conveniencia, LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ delegue la realización de ciertas actividades relacionadas con el tratamiento de datos a un tercero o cuando LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ realice actividades de tratamiento en calidad de

ENCARGADO:

• Garantizar al TITULAR el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos cuando así sea requerido por LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ o directamente por el TITULAR.
• Tramitar los requerimientos formulados por los TITULARES, tendientes a obtener el debido tratamiento de sus datos personales.
• Tratándose de información objeto de controversia ante una autoridad administrativa o judicial, o que este siendo objeto de reclamo por parte del titular, o cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente; tomar todas las medidas pertinentes para impedir que dicha información continúe siendo tratada, salvo lo referente al almacenamiento de la misma, hasta que se tome una decisión de fondo.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

4.2. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DE TRATAMIENTO

La Ley 1581 de 2012 en su artículo 18 manifiesta que “los encargados del tratamiento deben cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan la actividad.

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente Ley.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente Ley.
• Adoptar el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Ley, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente Ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPITULO V AUTORIZACION

5.1 MEDIO Y MANIFESTACIONES PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

 La autorización que conceden los Titulares, puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, sitios web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización es generada por LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ y es puesta a disposición de los funcionarios, afiliados, proveedores, contratistas y visitantes de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

5.2 PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ utiliza los mecanismos con que cuenta actualmente e implementa y adopta las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se pueden establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

La recolección de datos se limita a aquellos que son pertinentes y adecuados para las finalidades de LA CAMARA DE COMERVCIO DE IBAGUÉ y son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente, atendiendo las necesidades de la entidad para el desarrollo de su objeto social. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley de habeas data, no se pueden recolectar datos personales sin autorización de los Titulares. De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, para el tratamiento de datos personales de los Titulares, se requiere la autorización previa e informada de los mismos.

La autorización del Titular constituye una declaración de reconocimiento sobre la persona o entidad que recopila la información, la clase y contenido de la información que se recopila, la finalidad para la cual se recopila y la forma cómo puede ejercer sus derechos, por cuanto la facultad de decisión del Titular sobre sus datos personales implica el reconocimiento que su información es objeto de Tratamiento, conforme a las disposiciones legales y a lo establecido en este Manual. LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ, adopta las medidas que considere necesarias para mantener y garantizar el registro de cuándo y cómo obtuvo la autorización del Titular de los datos personales.

5.3 AUTORIZACIÓN PARA EL USO DE LA RED SOCIAL WHATSAPP

En cuanto a la toma de autorización para el uso de la red social WhatsApp, la mera entrega de la información de manera voluntaria o solicitud de inclusión dentro de un grupo de WhatsApp del cual sea responsable de su seguridad la administración de la entidad dentro de sus funciones legales o reglamentarias, se tiene como conducta inequívoca mediante la cual el titular otorga autorización para el tratamiento de los datos personales que en esta red social se comparta, capture, use, circule, suprima o actualice.

Casos en que no se requiere la autorización. La autorización del Titular no es necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria
• Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

CAPITULO VI MANUAL Y PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCION DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES DE TITULARES

6.1 GENERALIDADES

La Unidad Jurídica es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos, las cuales ingresen de manera física, o que se radican ante la Ventanilla Única de Correspondencia y que se ingresen a través del Buzón de PQRS, correo electrónico, página web o vía telefónica, teniendo en cuenta lo estipulado en la Constitución Política de Colombia en su Artículo 23 y en la Ley 1755 de 2015.

Cualquier persona que haga parte de uno de los grupos de interés, en relación con tratamiento de sus datos personales tiene derecho a:

• Ejercer su derecho de habeas data consistente en conocer, actualizar y rectificar los datos personales recolectados de ellas. Y a oponerse o solicitar la cancelación de sus datos aquellos casos en que tal petición proceda de acuerdo con la Ley o el contrato suscrito entre las partes;
• Evidenciar la existencia del consentimiento otorgado para la información que no tiene la vocación de pública;
• Ejercer las acciones que la Ley colombiana reconoce en materia de protección de datos personales y habeas data;
• Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido al correo: ccibague@ccibague.org a través de la ventanilla virtual de la Cámara de Comercio de Ibagué, adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a su Derecho;
• Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y pueden ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular puede actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad, minoría de edad y/o hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso es necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición. Los derechos pueden ser solicitados mediante los siguientes formatos:
• Solicitud de acceso a datos de carácter personal, solicitud de revocatoria, supresión y rectificación o actualización de datos de carácter personal.
• Formatos que están dispuestos en la página web: ccibague.org. a través del enlace: https://ccibague.org/ley-de-transparencia/reporte-de-informacion-especifica/
• Para el ejercicio de habeas data, el titular del dato personal o quien demuestre un legítimo interés conforme a lo señalado en la normatividad vigente, puede hacerlo contactando a servicio al cliente o a través de la ventanilla única de correspondencia, que permite el contacto de los usuarios con la organización, adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme al Derecho.
• Quien ejerza el habeas data debe suministrar con precisión los datos de contacto solicitados para efecto de ser contactado en relación con su solicitud y desplegar las cargas para el ejercicio de sus derechos.
• Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personales y pueden ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular puede actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad.
• No se exige ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. (Se tiene en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013).Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, La Cámara de Comercio de Ibagué en su página web: ccibague.org ha puesto a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad, a través del enlace: Ley de transparencia/ reporte de información específica. https://ccibague.org/ley-de-transparencia/reporte-de-informacion-especifica/ Recibida la solicitud de ejercicio de habeas data, LA CÀMARA DE COMERCIO DE IBAGUE da respuesta a las consultas y/o reclamaciones conforme lo indicado en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
• Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación supresión y revocación, por parte de la Cámara de Comercio de Ibagué, puede poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido. 

6.2 PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCION DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES DE LOS TITULARES

6.2.1 Consultas

Requisitos para la atención de Consultas

Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

Para ejercer este derecho por medio físico: El titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado, debe radicar una comunicación escrita en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Ibagué, adjuntando la documentación debidamente relacionada.

Para ejercer este derecho por medio electrónico: El titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado puede formular la consulta contactando al servicio al cliente o a través del acceso de la ventanilla única de correspondencia/ radicación de trámites:

https://ccibague.docxflow.com/public/sucursal/TRAMITES   que permite el contacto de los usuarios con la organización adjuntando la información anteriormente relacionada.

La persona interesada en ejercer este derecho, debe en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; la Cámara de Comercio de Ibagué atiende la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

PARA EL TITULAR:

• Comunicación escrita.
• Fotocopia del documento de identificación.
• Formato para solicitud de acceso a datos de carácter personal.
• Solicitud de revocatoria de autorización, supresión y rectificación o actualización de datos de carácter personal.

PARA EL TERCERO, REPRESENTANTE O APODERADO:

• Comunicación escrita.
• Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
• Fotocopia del documento de identificación del titular y la persona autorizada.
• Formato de solicitud de acceso a datos de carácter personal.
• Solicitud de revocatoria de autorización, supresión y rectificación o actualización de datos de carácter personal.

Termino para la atención de consultas

La consulta, una vez recibida por la entidad, es atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informar al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atiende tal consulta, la cual en ningún caso puede superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

6.2.2 Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, puede presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.

1. El reclamo se formula mediante comunicación escrita dirigida a LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el trámite se hace de manera virtual el Titular debe hacerlo a través de la página web: ccibague.org a través de la ventanilla virtual dispuesta para la radicación de la radicación de PQRS y/o CORRESPONDENCIAS: https://ccibague.org/pqrsf-y-o-correspondencia/.
2. Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entiende que ha desistido del reclamo. En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se da traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informa de la situación al interesado.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluye en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La Cámara de Comercio de Ibagué, conserva dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la entidad informa al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atiende su reclamo, la cual en ningún caso puede superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 6.2.3 Requisito de Procedibilidad

El Titular o su causahabiente sólo puede presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la Cámara de Comercio de Ibagué.

6.2.4 Petición de actualización y/o rectificación

 LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ, rectifica y actualiza, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular debe allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez debe aportar la documentación que soporte tal petición.

6.2.5 Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato

El Titular puede revocar en cualquier momento el consentimiento o Autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.

Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ al e-mail; ccibague@ccibague.org la supresión, o eliminación de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
• Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ. El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ, puede negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:

• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

CAPITULO VII IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD

LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ, ha desarrollado aplicaciones y procedimientos internos para ofrecer medidas de seguridad en la protección y tratamiento de los datos personales consignados en las bases de datos y mitigar el riesgo de acceso y/o uso indebido, fraudulento o no autorizado sobre los datos personales. Estas medidas al interior de la organización se consignan en el documento programa integral de protección de dato, el cual garantiza la minimización de los riesgos e incidentes en el manejo del tratamiento de la información y así mismo la constante evaluación del sistema de implementación de protección de datos y la debida capacitación al personal que maneja la información en la Cámara de Comercio de Ibagué.

CAPITULO IX AVISO DE PRIVACIDAD

 El Aviso de Privacidad (Anexo No. 1 y Anexo 2.) es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición de los Titulares para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se pone en conocimiento al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le son aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales

CAPITULO X REGISTRO NACIONAL DE LAS BASES DE DATOS DE LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ

De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 y sus Decretos reglamentarios, LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ, registra sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento de Datos Personales, en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento establecido para el efecto.

CAPITULO XI DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD

La Cámara de Comercio de Ibagué garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, de ser el caso, y absoluta confidencialidad respecto de estos y al deber de guardarlos. Obligaciones que subsisten aún después de finalizar sus relaciones contractuales con la Cámara de Comercio de Ibagué.

El incumplimiento del deber de secreto es sancionado de conformidad con lo previsto en el Reglamento interno de trabajo y la legislación vigente. La Cámara de Comercio de Ibagué establece cláusulas de confidencialidad, con el fin de garantizar el deber del secreto y confidencialidad éstas se encuentran registradas en los contratos laborales para sus funcionarios, y de prestación de servicios para sus contratistas.

CAPITULO XII. VIGENCIA

La presente versión de la política de tratamiento de datos personales, rige a partir de su aprobación.

Actualizaciones de la política: La Cámara de Comercio de Ibagué puede modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los Decretos reglamentarios y demás normas que complementen modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en las operaciones o funciones.

En los casos que esto ocurra se publica el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web: www.ccibague.org

La Cámara de Comercio de Ibagué comunica a las partes interesadas mediante aviso de privacidad el cumplimiento de la lLy de protección de datos personales. Este aviso de privacidad recopila y sintetiza el tratamiento que se le debe dar a los datos personales al igual que informa derechos a que tiene quien entregue información a la institución

AVISO DE PRIVACIDAD CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ

La Cámara de Comercio de Ibagué con domicilio en la Ciudad de Ibagué, y sedes en el departamento del Tolima, dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, se permite informar a los titulares de información, tanto activos como inactivos y público en general, que en cumplimiento de la Política de Protección de Datos personales, los datos personales que obtengamos en virtud de las operaciones que usted solicite o celebre con la Cámara de Comercio de Ibagué (En lo sucesivo CCI) son tratados conforme a los principios y deberes definidos en la Ley 1581 de 2012, demás normas que traten y regulen sobre esta materia, siempre en desarrollo de las funciones públicas delegadas por el Estado y aquellas propias de la actividad gremial que nos distingue.

LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ Cuenta con una Política para el tratamiento de datos personales mediante la cual los titulares pueden ejercer sus derechos consagrados en las normas mencionadas.

¿Cómo contactarnos?

Dirección: Calle 10 No 3-76 Edificio Cámara de Comercio.

Correo Electrónico: ccibague@ccibague.org

Teléfono: 6082772000

Sitio web: www.ccibague.org

Sus datos personales son incluidos en una base de datos y son utilizados para las finalidades y tratamientos que consagra la Política de Tratamiento de Datos Personales de acuerdo con la Ley 1581 de 2012.

Los datos personales que la CCI recoja a través de sus diferentes canales transaccionales son usados para la operación y registro dentro de las funciones y finalidades regladas y establecidas en el Código de Comercio y, específicamente, en el artículo 10 del Decreto 898 de 2002. Asimismo, La CCI puede utilizar sus datos personales para ofrecerle y/o informarle, en su caso, de otros productos y/o servicios prestados por la entidad.

El tratamiento que realiza la Cámara de Comercio de Ibagué con la información personal es el siguiente:

• La recolección, almacenamiento, uso y circulación de datos.
• Invitaciones a eventos y ofrecer los servicios prestados.
• Gestionar trámites (Solicitudes, quejas, reclamos, etc.).
• Realización de encuestas de satisfacción de los servicios ofrecidos y otras encuestas realizadas a empresarios.
• Al suministrar información de contacto al Contac Center con el cual la Cámara de Comercio tenga vínculo contractual y para el desarrollo de las actividades de realizar y recibir llamadas, frente a la ejecución de las mismas.
• Contactar a los empresarios a través de correos electrónicos, mensajes de texto o chat para el envío de información relacionadas con los servicios que se prestan.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por la Cámara con el titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la Ley.
• Realizar la gestión y agendamiento de citas a través del portal disponible para este proceso.
• Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales para sus funcionarios y sus beneficiarios.
• Suministrar la información a terceros con los cuales la Cámara de Comercio tenga relación contractual y que sea necesario entregar para el cumplimiento del objeto contratado.

LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUE puede transferir sus datos personales a terceros, afiliados o filiales y a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean servicios necesarios para su debida operación o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en la legislación comercial y en el artículo 10 del Decreto 898 de 2002. En dichos supuestos, le informamos que LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ adopta las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la Política de Protección de Datos Personales adoptada por la entidad, el Documento de Seguridad y con los principios de protección de datos personales establecidos en la Ley.

Usted o su representante legal, debidamente acreditado, puede limitar el uso o divulgación de sus datos personales, así como ejercer, cuando proceda, los derechos de acceso, rectificación, actualización o supresión que la Ley prevé mediante los formatos que la CCI le proporcione para tales efectos de forma gratuita. Es importante mencionar que el ejercicio de cualquiera de dichos derechos no es requisito previo ni impide el ejercicio de otro derecho. Los datos obtenidos en desarrollo de su función registral solamente son actualizados en las oportunidades y formalidades previstas en la Ley para tal fin.

Se les informa a los Titulares de datos personales que pueden ejercer sus derechos y consultar la Política de Tratamiento de Datos Personales de La Cámara de Comercio de Ibagué en la página web: www.ccibague.org  o solicitándola al correo electrónico: ccibague@ccibague.org

La Cámara de Comercio de Ibagué le informa que cuenta con un sistema de cámaras de video vigilancia, mediante circuito cerrado de televisión (CCTV) a través de las cuales usted podría ser grabado y monitoreado. Al ingresar a las instalaciones o dependencias, usted autoriza de manera inequívoca el tratamiento de las imágenes recolectadas, conforme a nuestra Política de tratamiento de datos personales y a la Ley 1581 de 2012.

Las finalidades para las cuales La Cámara de Comercio de Ibagué. realiza tratamiento a los datos personales recolectados por las cámaras de vigilancia ubicadas en nuestras instalaciones son:

• Garantizar la seguridad en las áreas internas de la sede principal y de las demás sedes donde la entidad desarrolla sus actividades.
• Velar por la custodia, protección y seguridad del inventario, los bienes y equipos de propiedad de la entidad, así como de aquellos que se encuentren ubicados en la sede principal y en las demás sedes.
• Controlar el ingreso, permanencia y salida de visitantes, y público en general.
• Contar con un registro visual de la actividad diaria de la entidad y de sus diferentes sedes.
• Velar por que se observe el reglamento de trabajo en cuanto a la responsabilidad y el cuidado y el uso de los bienes y equipos que la entidad pone a disposición de sus trabajadores para ejecutar sus actividades diarias.

Le informamos que puede ejercer sus derechos como titular de datos personales a través de los siguientes canales:

Dirección: Calle 10 No 3-76 Edificio Cámara de Comercio.

Correo Electrónico: ccibague@ccibague.org

Teléfono: 6082772000

Sitio web: www.ccibague.org